Reorganizacja biznesu. Kiedy należy to zrobić i jak to zrobić z głową?

Otoczenie biznesowe, w którym działa firma, podlega nieustannym przeobrażeniom. Zmieniają się przepisy prawne, oczekiwania klientów, na rynek wchodzą nowi konkurenci, którzy wprowadzają swoje standardy. Z tego powodu przyjęta przez firmę strategia nie będzie obowiązywała na zawsze, konieczne są zmiany.

Reorganizacja obejmuje kompleksowe przebudowanie jakiegoś obszaru działania firmy, a poprzedzona powinna być określeniem potrzeb i zbadaniem otoczenia rynkowego. Trzeba przy tym pamiętać, że reorganizacja to złożony proces, którego realizacja może zająć nawet wiele miesięcy. Należy też o nim poinformować cały zespół.

Co to jest reorganizacja firmy?

Reorganizacja to działania zmierzające do wprowadzenia zmian w organizacji przedsiębiorstwa. Ma usprawnić jego działanie albo dostosować je do zmieniającego się otoczenia biznesowego, rosnących oczekiwań klientów czy ograniczonej podaży. Przeprowadza się ją też w obliczu konieczności wdrożenia oszczędności.

Zmiany w otoczeniu przedsiębiorstwa oraz sytuacji makroekonomicznej są na stałe wpisane w istnienie firm, więc reorganizacja jest naturalnym elementem rozwoju przedsiębiorstwa i powinna być postrzegana w tych kategoriach.

Sprawdź nasze Case Study!

Reorganizacja firmy to bardzo ważny proces, gdy obserwowane są pierwsze problemy z płynnością. Zignorowanie takich sygnałów może doprowadzić do powstania długów i w efekcie bankructwa. Na szczęście podjęcie działań w porę może przeprowadzić firmę przez trudności.

Zadania reorganizacji firmy

Zanim rozpoczęta zostanie reorganizacja, należy przeprowadzić diagnozę potrzeb, której celem będzie ustalenie, w jakich obszarach firma wymaga usprawnienia.

Reorganizacja może mieć na celu usprawnienie działania organizacji poprzez uproszczenie struktury, optymalizację podatkową, wsparcie rozwoju pracowników, zmianę sposobu kontaktu z klientami, wejście na nowe rynki, przebudowę strategii handlowej lub komunikacyjnej itp.

Jak widać, zmiany mogą objąć bardzo różne aspekty działania firmy. Wszystko to ma jeden cel – zwiększenie wydajności i usprawnienie procesów. W dłuższej perspektywie przekłada się to na oszczędności i lepszą pozycję firmy na rynku.

Co powoduje reorganizacja przedsiębiorstwa?

Nieustannie zmienia się otoczenie biznesowe oraz prawne i podatkowe, które bezpośrednio wpływają na rentowność działań biznesowych. Raz przyjęty model działania z czasem traci swoją efektywność i musi zostać zastąpiony przez inne, skuteczniejsze rozwiązania.

Nie należy postrzegać reorganizacji w kategoriach porażki biznesowej. Wprost przeciwnie, reorganizacja oznacza umiejętność dostosowania się przedsiębiorcy do zmian na rynku i reagowania na jego potrzeby.

Jak wprowadzać zmiany w firmie?

Reorganizacja to proces, którego realizacja może zająć, w zależności od stopnia skomplikowania, nawet wiele miesięcy. Aby uniknąć błędów lub niepotrzebnych ruchów, cała procedura powinna zostać przemyślana i zaplanowana.

To ważne, aby umiejscowić w czasie kolejne działania, tak by dla całego zespołu stały się one czymś realnym i nie stanowiły dla nikogo zaskoczenia.

Zmiany w firmie – etapy

1. „Rozmrożenie” – żaden proces w firmie nie odbędzie się, jeśli nie zostaną do niego zaangażowani pracownicy. Menadżerowie powinni wyjaśnić im, dlaczego reorganizacja jest słusznym pomysłem oraz jak zmieni się system pracy oraz struktura firmy. Aby zachęcić pracowników do aktywnego udziału we wdrażaniu zmian, menadżerowie powinni także przedstawić im korzyści wynikające z wprowadzenia innowacji.

2. Wprowadzenie zmian – zmiany nie powinny następować chaotycznie, lecz w oparciu o ustalony harmonogram. Reorganizacja wprowadzana gwałtownie i bez planu może spowodować, że pracownicy i kontrahenci poczują się zagubieni i nie będą potrafili odnaleźć się w nowej sytuacji, co wyrządzi firmie szkody. Przechodzenie do kolejnych etapów reorganizacji powinno być komunikowane pracownikom tak, by wiedzieli, na jakim etapie finalizowania procesu znajduje się firma. Należy kontrolować prawidłowość wdrażania zmian i ich terminowość.

3. „Zamrożenie” – na tym etapie dokonuje się ewaluacji (oceny) wprowadzonych zmian. Warto zapytać kontrahentów oraz pracowników, na przykład w formie ankiety, jak oceniają nowy system i czy uważają, że jest kompletny, czy też nadal widzą przestrzeń do wprowadzenia usprawnień. Interesujące spostrzeżenia mogą zostać wykorzystane w przyszłości lub stanowić podstawę do kolejnej, zakrojonej na dużą skalę reorganizacji.

Kiedy warto wdrażać zmiany reorganizacyjne w Twoim przedsiębiorstwie?

Działania reorganizacyjne należy podjąć, gdy pojawią się pierwsze sygnały, że istniejący w firmie model organizacyjny przestał być wystarczający i nie przynosi pożądanych rezultatów. Wraz ze zmieniającymi się okolicznościami rynkowymi przekształceniom musi też ulegać struktura spółki i stawiane przez nią cele.

Menadżerowie powinni mieć świadomość, że reorganizacja może zostać wymuszona z dnia na dzień wskutek dynamicznie zmieniających się okoliczności. Przykładowo z koniecznością reorganizacji skonfrontowane zostały przedsiębiorstwa, które do tej pory koncentrowały się na dostarczaniu towarów i usług na rynek rosyjski i białoruski.

W związku z wybuchem wojny w Ukrainie opieranie swojego istnienia na tych kierunkach stało się bezprzedmiotowe. W bardzo krótkim czasie firmy te musiały znaleźć nowych nabywców, zaplanować łańcuchy dostaw, być może przemodelować ofertę i na nowo obliczyć opłacalność biznesu.

Z kolei zmiany podatkowe wprowadzone z początkiem roku przez tzw. Polski Ład wymuszają na przedsiębiorcach przeprowadzenie audytu pod kątem opłacalności korzystania z dotychczasowych form opodatkowania.

W świetle nowych przepisów korzystniejsza może być zmiana formy organizacyjnej, wydzielenie części majątku do drugiego podmiotu lub inne ruchy, które pozwolą na zmniejszenie opodatkowania. Takie zmiany muszą zostać poprzedzone wnikliwą analizą przeprowadzoną przez doradcę podatkowego.

Reorganizacja może polegać także na zmianie struktury działów w firmie. Wymaga przeanalizowania, czy różne osoby nie zajmują się tymi samymi zadaniami (co podnosi koszty prowadzenia firmy) i czy można przesunąć pewne działania oraz skrócić ścieżkę decyzyjną, tak by usprawnić podejmowanie decyzji i odciążyć menedżerów.

Reorganizacja pod tym kątem może być szczególnie potrzebna w firmach, które jeszcze do niedawna działały jako mikroprzedsiębiorstwo, w którym decydujący głos miał właściciel. Jeśli z czasem struktura rozrosła się i zwiększyła się liczba klientów, a dotychczasowy model zarządzania przestał być skuteczny, konieczne jest wprowadzenie procedur, które zwiększą wydajność procesów.

Dlaczego warto wprowadzić reorganizację w firmie?

Jak widać, dzięki reorganizacji firma może działać skuteczniej, być lepiej postrzegana przez klientów, a dzięki temu, że stanie się lepszym miejscem pracy, będzie także bardziej doceniana przez pracowników.

Dzięki audytowi potrzeb, który poprzedza reorganizację, menedżerowie mogą krytycznie spojrzeć na organizację i zastanowić się, w jaki sposób ją usprawnić.

W codziennej pracy może nie być czasu na tego rodzaju analizy, a są one bardzo ważne! Zapobiegają rutynie i pozwalają ocenić, które rozwiązania wciąż są skuteczne, a które straciły aktualność i powinny zostać zastąpione innymi.

Jedną z cech dobrego lidera jest gotowość do wprowadzania zmian. Ważne, by nie były one przypadkowe. W procesie reorganizacji warto podeprzeć się doświadczeniem niezależnych ekspertów, którzy przygotują propozycje zmian i pomogą w ich wdrożeniu.

Kancelaria Kwiatkowski&Wspólnicy ma doświadczenie w procesach reorganizacyjnych – przede wszystkim w odniesieniu do struktury prawno-organizacyjnej oraz podatkowej. Chętnie zaproponujemy Klientom kierunek zmian i taką przebudowę, by przyniosło to oszczędności i w efekcie zwiększyło konkurencyjność firmy.

Możemy zagwarantować profesjonalne usługi konsultingowe w całym obszarze związanym z reorganizacją firm i zarządzaniem strategicznym.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami, lub zadzwoń: +48 22 11 99 047